כל חשבונית, נרשמת נכון — בלי שאף אחד יקליד אותה בשנית.
DocToERP קורא את מה שמגיע לתיבת הספקים שלכם, בודק אותו מול הספקים והספרים שלכם, ורושם אותו ישירות ב-SAP Business One — בכל יחידה שאתם מפעילים, לא רק באחת.
חשבונות לתשלום לא מתרחבים על ידי הוספת עוד אנשים שמקלידים.
כל יחידה, מוקלדת ביד
מישהו פותח כל קובץ PDF ומקליד את הספק, הסכום וקוד החשבון לחברת ה-SAP של אותה יחידה — פעם אחת לכל חשבונית, פעם אחת לכל יחידה.
הקידוד מתפורר
בלי מקור אמת משותף, מוסכמות קידוד החשבונות מתרחקות בהדרגה בין היחידות עד שההתאמה הופכת לחפירה ארכיאולוגית.
הסגירה מחכה לחשבונות לתשלום
עומס של חשבוניות שלא נרשמו הוא אחת הסיבות הנפוצות ביותר לכך שסגירת החודש מתעכבת.
תהליך אחד, ארבעה שלבים כנים.
תיבת דואר
חשבוניות מגיעות באימייל או בתיקייה מנוטרת — בדיוק כמו היום. שום דבר לא משתנה לספקים או לצוות.
חילוץ נתונים
Claude קורא את המסמך ומחלץ ספק, תאריכים, סכומים, שורות פריטים ואסמכתאות הזמנת רכש לשדות מובנים.
אימות
בדיקות סכומים, חישובי מע״מ, כפילויות והתאמת ספקים מתבצעות אוטומטית מול הספרים שלכם.
רישום
לאחר אישור, החשבונית נרשמת במסד הנתונים הנכון של אותה יחידה באמצעות ה-Service Layer של SAP B1.
כל דבר לא בטוח מנותב לבן אדם, לא ל-SAP. קריאות בביטחון נמוך, סכומים לא תואמים וספקים לא מזוהים ממתינים בתור בדיקה במקום להירשם בעיוורון.
ריבוי יחידות הוא ברירת המחדל, לא תוסף.
לכל יחידה יש חיבור משלה, התאמת ספקים משלה, ברירות מחדל של קודי חשבון משלה, וסף אישור משלה — כך שמערכת חינוך עם חמישה קמפוסים לא צריכה להכריח כל קמפוס לתוך כללים זהים רק כדי להתאים לאינטגרציה אחת.
חשבונית מנותבת אוטומטית למסד הנתונים הנכון, על סמך המקום שאליו היא באמת משתייכת.
מה בעצם משתנה.
| היבט | חשבונות לתשלום ידניים היום | עם DocToERP |
|---|---|---|
| הקלדת נתונים | מוקלד מחדש ביד לחברת ה-SAP של כל יחידה | מחולץ ישירות מהמסמך |
| קידוד | מתפורר בין היחידות עם הזמן | ברירות מחדל של קודי חשבון לכל יחידה, מוחלות באופן עקבי |
| בדיקה | כל חשבונית מקבלת את אותה תשומת לב ידנית | רק חוסר התאמות וקריאות בביטחון נמוך מגיעות לבן אדם |
| מסלול ביקורת | משוחזר בדיעבד משרשורי אימייל | נרשם אוטומטית בכל שלב |
| סגירה | עומס בחשבונות לתשלום הוא חסם נפוץ | חשבוניות נרשמות ברגע שהן עוברות אימות |
מתחילים עם SAP Business One.
DocToERP רושם ישירות ל-SAP Business One באמצעות ה-Service Layer שלו, יחידה אחר יחידה, מסד נתונים אחר מסד נתונים. מערכות ERP נוספות בתכנון.
שום דבר לא נרשם בלי מסלול ביקורת.
כל שלב מתועד
כל חילוץ וכל ניסיון רישום ל-SAP מתועד — מה נשלח, מה התקבל בחזרה, ומתי.
הרשאות, מוגבלות לכל יחידה
כל יחידה מתחברת עם פרטי הרשאה משלה ל-Service Layer. הגישה של יחידה אחת לעולם לא מגיעה למסד הנתונים של יחידה אחרת.
בן אדם נשאר בתמונה
חריגים מחכים לבן אדם לפני שמשהו נוגע בספרים שלכם. האוטומציה מטפלת בחלק החזרתי, לא בשיקול הדעת.
בואו נראה אם זה מתאים לאופן שבו אתם סוגרים את הספרים.
אנחנו בונים כרגע עם הלקוח הרב-יחידתי הראשון שלנו. אם תהליך החשבונות לתשלום שלכם משתרע על יותר מחברת SAP Business One אחת, נשמח לשמוע איך אתם מתנהלים היום.